【GAS活用事例】ミーティング準備の効率化
公開日：2023年10月11日 更新日：2023年10月11日
▎はじめに
- GAS活用事例として、ミーティング準備の効率化について説明します。
- GAS + スプレッドシート + カレンダー + Gメールで、会議参加者の管理を効率的に行うことができます。
▎事例のストーリー
活用事例についてYouTube動画を作成しましたのでこちらをご覧ください
ストーリー詳細
主人公の山田太郎は、大手企業の事務職として働いていました。山田太郎は、真面目な性格で、同僚から、信頼されていました。
しかし、山田太郎は仕事の効率化に悩んでいました。毎日、繰り返される単調な業務に疲れ果てているのです。
◇
太郎は、社内で頻繁に起こるミーティングの準備に苦労していることに気づきました。毎回、参加者のリストを作成し、参加者に招待メールを送る作業に、多くの時間と手間がかかっていました。さらに、参加者の変更、キャンセルがあるたびに、手作業で修正しなければなりませんでした。
◇
山田太郎は、この問題を解決するため、Google Apps Scriptを使うことを思いつきました。彼は、Google Apps Scriptを使って、参加者のリストに、招待メールを自動で送る方法を思いつきました。彼は、休日に自主的に学んでいたJavaScriptの知識を活かして、GASのプログラムを作成しました。
◇
山田太郎のプログラムは、大成功し、ミーティングの準備時間は、大幅に短縮されました。同僚たちは、彼の功績を称え、山田太郎は、仕事の効率化のリーダーとして評価されるようになりました。
彼のプログラムは、他の業務にも、応用できることが分かり、社内で広く使われるようになりました。事務職の人たちにとって、Google Apps Scriptは、新たな希望の光となりました。
デモの資料
▎利用手順
利用準備
手順詳細
今回の事例で想定している業務フローです。
"MTG" とタイトルにつけたカレンダー予定が連携されるのがポイントです。
| 手順 | アプリ | タイトル | 内容 |
|---|---|---|---|
| 1 | カレンダー | カレンダーに会議予定を登録 | "MTG" とタイトルの頭文字につけて、予定を登録する。例：「MTG 会議予定」 |
| 2 | スプレッドシート | カレンダーの会議予定を スプレッドシートに連携 | "events" タブで、"予定を連携" アイコンを実行する |
| 3 | スプレッドシート | スプレッドシートで 会議の参加者を登録・更新 | "guests"タブで、会議予定と参加者を登録する |
| 4-1 | スプレッドシート | カレンダーの会議予定に 参加者を連携する | "参加者を更新"アイコンを実行する |
| 4-2 | カレンダー | 参加者の更新 | スプレッドシートの内容をもとに参加者が更新される |
| 4-3 | Gメール | 招待メール送信 | 追加した参加者にGメールが送信される |
▎Google Apps Script
スクリプト全体
以下、今回の効率化で実装したGASです。
スプレッドシートでのアイコン割り当て
| アイコン | 割り当てる関数 |
|---|---|
| 予定を連携 | linkMeetingSchedules |
| 参加者を更新 | updateMeetingGuests |
まとめ
GAS(Google Apps Script)の活用事例として、GAS + スプレッドシート + カレンダー + Gメールでの会議予定参加者の効率的な管理方法について、紹介しましたがいかがだったでしょうか？
今回のGASを改良すれば、より便利に活用できるかと思うので是非、参考にしてみてください！
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