【入門】売上報告書作成の18手順から始めるGoogleスプレッドシート入門

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公開日:2022年8月3日 更新日:2022年10月11日

記事概要


Googleスプレッドシートによる売上報告書作成を事例に、Googleスプレッドシートに入門するための記事です。売上報告書作成の方法を18手順に分けて解説します
例えば、"月"を入力するのにはMONTH関数を使うと効率的です。他にも日付を四半期に応じた数値に変換するというのも実践的です。早速、解説していきます。

売上報告書の完成版


まずは、今回の記事のゴールである売上報告書を確認しましょう。
18手順でこの売上報告書を完成させます。
動画解説(1分45秒)
【入門】売上報告書作成の18手順から始めるGoogleスプレッドシート入門〜報告書完成版の確認〜

準備

売上報告書のスプレッドシートを作成します。
Googleメニュー > スプレッドシート > 空白 > タイトルに「売上報告書」と入力する

売上報告書作成の18手順


1. 売上シートの項目名をスムーズに入力する方法

  • 「TAB」キーを使うと右にスムーズに移動できます。
  • 「TAB + Shift」キーを使うと左にスムーズに移動できます。
  • 「TAB」キーを使って、ヘッダーに値を入力しましょう。
    • A列: 空白、B列: 四半期、C列: 日付、D列: 月、E列: 曜日、F列: 天気、G列: 売上、H列: 目標、I列: 達成率、J列: 来客数、K列: 客単価、L列: 備考
  • 動画解説(40秒)
    • 動画解説 〜手順1. 項目名をスムーズに入力〜

2. 日付を素早く1年分入力する方法

  • 「オートフィル」を使うと素早く入力することができます。
  • 「オートフィル」とは、セルの右下の四角をクリックしたまま、下へドラックすることです。
    • オートフィルとは
      オートフィルとは
  • 動画解説(46秒)
    • 動画解説 〜手順2. 日付を素早く1年分入力〜

3. "月"を入力する方法

  • MONTH関数で、日付を""に変換できます。
    • =MONTH(日付)
  • 動画解説(42秒)はこちら
    • 動画解説 〜手順3. "月"を入力する方法〜

4. "曜日"を入力する方法

  • TEXT関数で、日付を"曜日"に変換できます。
    • =TEXT(日付,"ddd")
    • "ddd"と指定するのがポイントです。
    • 他にも、=TEXT(日付,"yyyy/mm/dd")「年/月/日」の形式に変換できます。
  • 動画解説(33秒)
    • 動画解説 〜手順4 "曜日"を入力する〜

5. 売上と目標にランダムな数値を入れる方法

  • RANDBETWEEN関数で、指定した範囲内(下限〜上限)のランダムな数値を生成できます。
    • =RANDBETWEEN(下限, 上限)
  • 動画解説(1分48秒)
    • 動画解説 〜手順5. ランダムな数値を入れる〜

6. 目標の達成率を自動で計算する方法

  • 達成率 = 売上 / 目標 で計算します。
  • 「達成率」を小数点第一位のパーセント(例:137.7%)に変換します。
    • パーセント設定、小数点以下の桁数を減らす設定
      パーセント設定、小数点以下の桁数を減らす設定
    • "%"・・・表示形式をパーセントに設定します。
    • ".0←"・・・小数点以下の桁数を減らします。
  • 動画解説(1分3秒)
    • 動画解説 〜手順6. 目標達成率の計算〜

7. 四半期を日付に応じて自動で表示する方法

  1. QUERY関数で、日付を四半期に応じた数値に変換できます。
      • =QUERY(データ範囲, "SELECT QUARTER(日付)", -1)
        • 1 ~ 3月 => 1
        • 4 ~ 6月 => 2
        • 7 ~ 9月 => 3
        • 10 ~ 12月 => 4
  1. 四半期の数字を自社の数値に置き換える
      • 3月決算想定なので、上記QUERY関数の結果を以下の数値に変換します。
        • 2 => 1(四半期)
        • 3 => 2(四半期)
        • 4 => 3(四半期)
        • 1 => 4(四半期)
      • SWITCH関数で、上記ケース(4 ~ 6月 => 1など)に沿った数値に変換します。
        • =SWITCH(式, ケース1, 値1, [ケース2, 値2, ...], [既定値])
  • 動画解説(4分8秒)
    • 動画解説 〜手順7. 四半期を自動で表示〜

8. 「クロス(年間)」「四半期」「月」「曜日」ごとに自動集計する表を作る方法

  • ピボットテーブルで、「クロス(年間)」「四半期」「月」「曜日」ごとの売上集計表を作成できます。
  • メニュー > 挿入 > ピボットテーブル
    • ピボットテーブル機能
      ピボットテーブル機能
  • 動画解説(5分4秒)
    • 動画解説 〜手順8. ピボットテーブルで集計〜

9. 表からグラフ作成する方法

  • グラフ機能で、グラフを作成することができます。
  • メニュー > 挿入 > グラフ
    • グラフ機能
      グラフ機能
  • 動画解説(1分27秒)
    • 動画解説 〜手順9. グラフの作成〜

10 . 表に背景色を加えて見やすくする方法

  • 交互の背景色機能で、行ごとに背景色をつけて見やすくできます。
  • メニュー > 表示形式 > 交互の背景色
    • 交互の背景色機能
      交互の背景色機能
  • 動画解説(55秒)
    • 動画解説 〜手順10. 背景色で表を見やすくしよう〜

11. 日曜日を赤色、土曜日を青色に変える方法

  • 条件付き書式機能で、日曜日を赤色、土曜日を青色に変えることができます。
  • メニュー > 表示形式 > 条件付き書式
    • 条件付き書式機能
      条件付き書式機能
  • 動画解説(1分42秒)
    • 動画解説 〜手順11. 条件付き書式で休日に色を付ける〜

12. 通貨の単位『¥(円)』マークと3桁ごとに『,(カンマ)』を付ける方法

  • 「通貨表示形式」、「小数点以下の桁数を減らす」の2つを使うとできます。
  • メニュー > 「¥」「.0←」
    • 通貨表示形式の設定、小数点以下の桁数を減らすの設定
      通貨表示形式の設定、小数点以下の桁数を減らすの設定
  • 動画解説(47秒)はこちら
    • 動画解説 〜手順12. 数値を通貨表記にする〜

13. 入力制限をかける方法

  • データの入力規制機能使うと、ユーザー誤入力を防ぐことができます。
    • 売上(数値のみ)
    • 天気(晴れ、曇り、雨から選択)
  • メニュー > データ > データの入力規制
    • データの入力規制機能
      データの入力規制機能
  • 動画解説(3分23秒)
    • 動画解説 〜手順13. データの入力規制〜

14. 保護機能を使ってデータを保護する方法

  • シート保護機能を使うと、「このデータは自分以外は入力させない」といったことができます。
  • メニュー > データ > シートと範囲を保護
    •  シートと範囲を保護する機能
      シートと範囲を保護する機能
  • 動画解説(2分29秒)
    • 動画解説 〜手順14. データの保護〜
 

15. ヘッダー行を固定する方法

  • 行固定の機能使って、表示固定することで列名が常に表示されるので表が見やすくなります。
  • 固定した行を選択 > 表示 > 固定 > 行 ◯ まで
    • ヘッダー行を固定する機能
      ヘッダー行を固定する機能
  • 動画解説(50秒)
    • 動画解説 〜手順15. ヘッダー行を固定する方法〜

16. フィルタ作成方法

  • フィルタ機能を使うことで、「第一四半期のデータだけに絞りたい」といったことができるようになります。
  • メニュー > データ > フィルタを作成
    • フィルタ作成の機能
      フィルタ作成の機能
  • 動画解説(1分4秒)
    • 動画解説 〜手順16. フィルタ作成〜

17. Googleドライブ資料のリンクを貼る方法

  • Googleドライブの資料リンクを取得し、スプレッドシートに資料リンクを挿入することで、Googleドライブの資料をスプレッドシートで共有することができます
  • メニュー > 挿入 > リンク
    • URLリンク機能
      URLリンク機能
  • 動画解説(1分10秒)
    • 動画解説 〜手順17. Googleドライブ資料のリンクを貼る方法〜

18. 個人フィルタの作成方法

  • 複数人で同じデータを触っている時に、誰かが「フィルタ」の設定を変更すると、全員の表示データが変わってしまう問題があります。その問題を「個人フィルタ」を使うことで解決できます。
  • データ > フィルタ表示 > 新しいフィルタ表示を作成
    • 個人フィルタ機能
      個人フィルタ機能
  • 動画解説(2分22秒)
    • 動画解説 〜手順18. 個人フィルタの作成方法〜

まとめ


売上報告書作成の方法を18手順に分けて解説しましたがいかがだったでしょうか。
Googleスプレッドシートは、使いこなると業務効率化に役立つのはもちろんのこと、チームでデータ共有がすぐにできて業務に役立つアプリだと思いますので、他の記事も参照して業務効率化にお役立ていただければ幸いです。

参考


動画を全て通して見たいという方がいましたら、YouTubeにアップしているのでそちらをご覧ください。

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